Cuando hayas incurrido en costos y gastos que consideres indispensable para hacer crecer tu emprendimiento, es conveniente que valides posteriormente si fue adecuadamente erogado.
Aunque pueda parecer necia e incómoda esta tarea de revisar gastos, asegurarás la sostenibilidad de tu negocio en la medida en que mantengas un control continuo de los gastos generados.
En ese sentido, queremos conversar sobre los costos ocultos, que son aquellos gastos que no aportan valor a tu negocio, que no son productivos ni necesarios en el desarrollo de las actividades que estás llevando a cabo.
Surge entonces la pregunta clave ¿tengo forma de identificar los casos en que no se destinó adecuadamente los gastos?
Entre las definiciones sobre costos se indica que es la cantidad desembolsada para comprar o producir un bien. Para este último, se puede señalar que es la erogación o desembolso para producir un bien o la prestación de un servicio, a través de componentes del costo, tales como: materia prima, mano de obra y gastos indirectos.
En la medida en que manejes cada renglón de gastos con detenimiento, con su respectivo historial, al igual como el médico mantiene el registro de su paciente, podrás responder con precisión sobre el buen uso del dinero y tomar medidas oportunas. Cabe destacar, que con frecuencia las empresas desconocen el comportamiento de los gastos y posible fuga de dinero por el mal manejo de los costos, que pueden pasar desapercibidos en los sistemas contables y así disminuir los beneficios.
Situaciones en que se presentan costos ocultos
Para poder identificar los costos ocultos, debes tomar en cuenta cómo es que puede ocurrir y que puedes hacer para que no afecte tus beneficios en el futuro. A continuación, algunos casos de costos ocultos y recomendaciones:
Obsolescencia:
Mercancía que no se vende debido a las tendencias de consumo de los clientes. Alimentos vencidos. Equipos desactualizados.
Recomendación:
1) Supervisar el manejo de compra y acumulación de existencia como inventario, en especial los productos perecederos.
2) Dar seguimiento a fecha de vencimiento de los productos fabricados.
3) Seguimiento a la tendencia de la moda para evitar quedarte con mercancía descartada por el cliente.
4) Estar actualizado sobre nueva tecnología para la adquisición de equipos.
Maltrato y deterioro:
Mal manejo de los bienes adquiridos hasta afectar su condición para poder usarse apropiadamente, puede ocurrir por golpes, destrucción parcial y cualquier tipo de deterioro del producto.
Recomendación:
1) Asignar el cuidado de los activos al personal con el conocimiento adecuado para su manejo. 2) Seguir las instrucciones del fabricante sobre el uso apropiado de los equipos.
3) Dar el mantenimiento periódico a los equipos.
Robo o pérdida:
Acceso no controlado adecuadamente, que permita hacer uso o sustracción de los bienes.
Recomendación:
1) Asignar control de acceso a personal autorizado.
2) Establecer responsabilidades al personal o cliente por afectación voluntario o involuntario del bien entregado.
3) Proceso legal para tramitar robo.
4) Considerar adquirir seguros que protejan donde aplique por daños y pérdidas.
Devolución de mercancía:
Corresponde a casos cuando se realicen ventas sin un adecuado manejo de oferta al cliente, lo cual genera devolución del producto por parte del consumidor final.
Recomendación:
Asegura el proceso de venta y confirmación del cliente que acepta el producto sin dudas o mala comprensión del producto ofertado.
Falla en aprovisionamiento:
Cuando se presentan fallos de calidad, errores en los procesos de producción, tiempos muertos en producción, fallos en la puesta en marcha.
Recomendación:
Mantener políticas clara y firmes para el manejo de compromisos con proveedores y manejo ágil y preciso para hacer frente a los que puedan surgir.
Finalmente, el realizar inspección física de forma periódica es necesario e importante para asegurar que la cantidad y calidad que presentan los registros contables de los bienes, estén acorde con lo que se observa al inspeccionar estos bienes.
Conclusión:
Cuando profundizas en este tema, observas que el costo oculto puede estar presente en todas las actividades que realizas en tu negocio, y que puede afectar a todas las áreas de tu emprendimiento. En la medida en que dispongas de mecanismos para identificar y cuantificar estos gastos estarás en mejor terreno para la toma de decisiones. A este respecto, concluimos que el control de los gastos te permitirá manejar los inconvenientes al tomar en cuenta las siguientes consideraciones:
1) Identificar a tiempo los costos ocultos, lo que te permite incrementar la rentabilidad, la productividad. Es importante que puedas detectar y anular los factores que puedan ocasionar falta de productividad.
2) Evaluar cuáles gastos son críticos y necesarios para progresar en el negocio.
3) Disponer de análisis oportunos para revisar el comportamiento de los gastos y su implicación en el negocio.
4) Asegurar la productividad como una medida, al evaluar la relación entre los costos incurridos con las cantidades producidas (costo unitario), como un indicador de la gestión de eficiencia.
Como emprendedor, consideramos que es importante que mantengas un enfoque claro, a corto, mediano y largo plazo de los costos que piensas incurrir, y asegurar que van alineados con los objetivos estratégicos de tu emprendimiento.
Existen mecanismos de control que el emprendedor puede hacer uso para asegurar su patrimonio, que le permite contar con herramientas para validar sus costos e identificar el impacto de los costos ocultos.
Los gastos que incurras en tu punto de partida, es zapato para avanzar con tu proyecto de emprendedor. Mientras más control tengas de los desembolsos de gastos que hagas para iniciar tu reto, mejor podrás administrar la trayectoria hacia el éxito.
Te recomendamos capacitación o asesoría que te acompañe a aclarar y fortalecer este aspecto de tu emprendimiento como parte del reto que estás dispuesto a asumir.
Estamos a tu disposición para abundar sobre este tema y apoyarte en tu iniciativa. GGYA Asesores.